总监秘书

职位描述

一、工作概述
负责总监办公室的整理维护、
文件档案管理、
来访人员接待及协助总监对日常行政办公事务的处理（如：行程安排、会议通知、文件上传下达等）。

二、岗位职责
职责一：办公室内务
1）办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。
2）每天准时上班、开窗通风。
3）清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4）清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5）每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
6）及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周吸尘一次。

职责二：文件管理（流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范）
1）对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。
2）外来公函、通知及文字资料：及时送交总监阅示，根据总监批示正确办理（不急的
文件资料放置在待处理文件夹内）。
3）公司内部文件：及时送交总监阅示，根据总监批示正确办理（不急的文件资料放置
在待处理文件夹内）。
4）公司各部门（单位）送交总监签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
5）重要的和紧急的文件，须提醒总监。
6）每天将送交总监批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
7）根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

职责三：来宾接待（彬彬有礼、热情接待）？
1）笑脸相迎，茶水相待。
2）询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3）必要时需索要名片并对来宾身份进行识别。
4）及时向总监请示。？
5）按总监意见引见，接待（按情况给予续茶水）。
6）根据客人来访时间、事宜重要性及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

职责四：日常事务
1）公司内外文件的呈送、取件、复印、打印、分发、归档、整理及保管。
2）会议通知、会场布置，参加例会，为会议进行记录以及会议纪要的起草工作。
3）督促检查工作计划、会议决议、总监交办事项的落实情况，并将了解的情况及时反馈。
4）协调总监的日常工作时间安排（如：出差、来访、会议、洽谈、面试、宴请等），并做好到点提醒。
5）配合总监日常行政事务性工作，和出差前后的工作处理（如：日程安排、酒店预定、
礼品准备、费用报销等）。
6）总监办公室办公设备、家具、各类办公用品的领取、登记、管理、分发和维护工作。
7）处理总监临时交办的其他工作，做好各项信息统计汇总、呈报和管理。

任职要求：
1.本科以上学历，年龄26-35岁，形象气质佳，身高160CM以上
2.有3年以上相关工作经验，对办公软件操作熟练
3.性格开朗外向，沟通表达能力较好，做事细心，有耐心
4.有驾驶证、懂粤语者更优。

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